1. Perché questa pagina
Dichiariamo di usare l’intelligenza artificiale nei processi di acquisto dei nostri clienti. Riteniamo che a questa affermazione debba corrispondere una spiegazione verificabile di come la usiamo, su quali dati e con quali limiti. Questa pagina risponde anche agli obblighi del Regolamento (UE) 2024/1689 — il cosiddetto AI Act — nella misura in cui ci riguardano.
2. Il nostro ruolo
OptyBay non sviluppa né immette sul mercato sistemi di intelligenza artificiale. Li utilizza come strumenti di lavoro, assumendo quindi il ruolo di deployer (utilizzatore) ai sensi dell’art. 3 del Regolamento.
Gli strumenti impiegati rientrano nella categoria dei sistemi a rischio minimo: assistono l’estrazione e il confronto di dati, non valutano persone, non determinano l’accesso a servizi essenziali, non operano in ambiti classificati ad alto rischio dall’Allegato III.
3. Dove usiamo l’intelligenza artificiale
| Attività | Cosa fa lo strumento | Chi decide |
|---|---|---|
| Lettura e confronto offerte | Estrae voci di costo da documenti in formati eterogenei e le riporta in una struttura confrontabile | Il buyer verifica ogni voce estratta contro il documento originale |
| Analisi della spesa | Normalizza e classifica le righe di spesa per categoria e fornitore | La classificazione è rivista e corretta manualmente prima di ogni utilizzo |
| Confronto listini | Individua scostamenti di prezzo sullo stesso codice | Lo scostamento è verificato prima di diventare oggetto di trattativa |
| Alert su ritardi | Segnala ordini che si avvicinano a soglie di copertura critiche | L’azione verso il fornitore è sempre decisa e condotta da una persona |
| Redazione di bozze | Prepara bozze di comunicazioni e sintesi | Ogni testo inviato a terzi è letto e approvato da chi lo firma |
4. Quattro impegni che assumiamo
Nessuna decisione automatica. Nessuna scelta di fornitore, nessuna condizione negoziale, nessun ordine e nessuna valutazione economica viene decisa da un sistema automatico. L’intelligenza artificiale prepara il dato: la decisione, la negoziazione e la responsabilità restano di persone identificabili.
Nessun dato del cliente usato per addestrare modelli. Utilizziamo servizi configurati in modo da escludere il riutilizzo dei contenuti per l’addestramento. I dati aziendali che ci affidate non alimentano modelli di terzi.
Verifica umana sistematica. Ogni output che entra in un documento consegnato al cliente è controllato contro la fonte originale. Gli errori di estrazione esistono: il controllo serve proprio a intercettarli prima che diventino decisioni.
Dichiarazione dell’uso. Quando un documento contiene elaborazioni prodotte con il supporto di strumenti di intelligenza artificiale, lo indichiamo al cliente e specifichiamo quali parti sono state verificate manualmente.
5. Competenza di chi usa gli strumenti
L’art. 4 del Regolamento richiede a chi impiega sistemi di intelligenza artificiale di assicurare un livello sufficiente di alfabetizzazione del personale coinvolto. Chi in OptyBay utilizza questi strumenti conosce i limiti dei modelli impiegati, in particolare la possibilità di produrre risultati errati ma plausibili, ed è istruito a non trasferire dati riservati di un cliente su strumenti non concordati con quel cliente.
6. Cosa non facciamo
- Non profiliamo persone fisiche e non valutiamo comportamenti individuali.
- Non utilizziamo sistemi di riconoscimento biometrico o di rilevazione delle emozioni.
- Non impieghiamo sistemi che rientrino fra le pratiche vietate dall’art. 5 del Regolamento.
- Non generiamo contenuti destinati a essere presentati come opera umana senza dichiararlo.
- Non vendiamo, non rivendiamo e non concediamo in licenza piattaforme di intelligenza artificiale.
7. Rapporto con i clienti
Prima di impiegare qualunque strumento sui dati di un cliente concordiamo per iscritto quali strumenti vengono utilizzati, su quali dati, con quali modalità di conservazione e per quanto tempo. Il cliente può chiedere in ogni momento di limitare o escludere l’uso di questi strumenti sul proprio perimetro, senza che ciò incida sulla qualità del servizio: cambia il tempo necessario, non il risultato.
8. Domande e segnalazioni
Per domande sull’uso dell’intelligenza artificiale nei nostri servizi, o per segnalare un risultato che ritieni errato, scrivi a info@optybay.com. Le segnalazioni relative a errori di elaborazione vengono esaminate e riscontrate.
Il Regolamento (UE) 2024/1689 è entrato in vigore il 1° agosto 2024 e si applica per fasi successive. Questa pagina viene aggiornata man mano che gli obblighi diventano efficaci e che cambiano gli strumenti impiegati.